Writing an Out-of-Office Email in Germany
A clear automatic reply tells people when you are unavailable, when you will return and whom they can contact if something is urgent.
What should it include?
- Your exact absence period
- Your return date
- Whether emails will be read during your absence
- An alternative contact for urgent matters
Avoid vague wording such as “I am away for some time.” Use clear dates instead.
German example
Betreff: Automatische Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin vom 3. bis einschließlich 14. August nicht im Büro.
Ab dem 17. August bin ich wieder erreichbar.
Ihre E-Mail wird während meiner Abwesenheit nicht bearbeitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Anna Becker unter anna.becker@beispiel.de.
English translation
Thank you for your message.
I am out of the office from 3 August through 14 August.
I will be available again from 17 August.
Your email will not be processed during my absence.
In urgent cases, please contact Anna Becker.